Trong tháng 9/2015, UBND thị trấn Nam Phước đã họp toàn thể các Trưởng Tộc trên địa bàn thị trấn để phát động các Tộc đăng kí xây dựng “Tộc văn hóa” theo Quyết định số 1637/QĐ-UBND ngày 08/5/2015 của UBND tỉnh Quảng Nam và Kế hoạch Liên tịch Chỉ đạo thực hiện nâng cao chất lượng hoạt động của “Tộc văn hóa” trên địa bàn tỉnh Quảng Nam. (xin xem nội dung chi tiết của 2 văn bản trên ở cuối file này)

Xem tiếp

(Quy chế này đã được ban hành ngày 11/01/2015, trước ngày khánh thành hơn hai tháng, góp phần giữ chuẩn mực trong hoạt động của đại lễ khánh thành. TVH)

Chương I : QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Mục đích thành lập Ban Khánh thành Nhà thờ Tộc Trần Văn – Xuyên Tây

Theo tín ngưỡng cổ truyền của dân tộc, Nhà thờ Tộc là thế giới thu nhỏ, là nơi “đi - về” của các vị Thủy Tổ và Liệt Tổ và Ông Bà của mỗi cháu con trong Gia Tộc Trần Văn, nơi hội tụ hồn thiêng dòng tộc, nơi con cháu hồi hướng, cảm nhận sự ấm áp gần gũi của cha ông đang dõi theo mọi việc làm của con cháu, phù hộ độ trì mọi việc được hanh thông, an thái.

Do đó, Lễ An vị và Khánh thành từ đường mới vừa là “Lễ về nhà mới” đối với Tiên linh, vừa là dịp hiếm có để con cháu Nội Ngoại gần xa được chiêm bái Thủy Tổ và Liệt Tổ, nhận biết bà con huyết thống, hình dung Phả hệ các Chi Phái, tự hào về truyền thống vẻ vang của Gia Tộc để từ đó phấn đấu trở thành con cháu hiếu thảo và công dân hữu ích, góp phần làm rạng danh hơn nữa dòng họ Trần Văn – Xuyên Tây. Đồng thời, Lễ Khánh thành cũng là một hoạt động quảng dương thanh danh, thể diện của Gia Tộc...

Vì thế, HĐGT thành lập và giao cho Ban Khánh thành có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tốt các hoạt động trong phần Nghi lễ cổ truyền ngày 21/3/2015 (đối nội) và Nghi thức Khánh thành ngày 22/3/2015 (đối ngoại và đối nội), làm sao cho mọi việc diễn ra đúng kế hoạch một cách chu đáo, không để xảy ra sự cố đáng tiếc nào.

 

Điều 2. Cơ cấu của Ban Khành thành Nhà thờ Tộc Trần Văn – XT

 

 Điều 3. Phân công nhiệm vụ

a) Trưởng ban Khánh thành trực tiếp chỉ đạo 3 Phó Trưởng ban về mặt vĩ mô, sách lược ; cùng HĐGT đón tiếp, giao tiếp với Khách mời (MTTQVN, chính quyền sở tại, đại diện chư tộc...), chọn mời đại diện Con cháu ngoại phát biểu cảm tưởng.

b) Phó Trưởng ban có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo điều hành cụ thể các tiểu ban :

Phó Trưởng ban 1

Phó Trưởng ban 2

Phó Trưởng ban 3

 

a) Tiểu ban Tài chính

a) Tiểu ban Trang trí, Âm thanh, ánh sáng

a) Tiểu ban Văn từ (Thư mời – Diễn Văn – Văn tế) - MC

 

b) Tiểu ban Lễ phẩm (21/3) & Ẩm thực (22/3/2015)

b) Tiểu ban Bảo vệ, trật tự

b) T.ban Khánh tiết- Lễ nghi- Tiếp đón con cháu Nội ngoại

 

Tiểu ban Văn từ có nhiệm vụ gợi ý nội dung (hoặc thảo nội dung, nếu cần) để đại diện Cháu ngoại phát biểu cảm tưởng nhân Lễ khánh thành.

 

Chương II : QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Cơ chế làm việc của Ban Khánh thành & cơ chế phối hợp giữa các Tiểu ban

          a) Giữa Trưởng ban với 3 Phó Trưởng ban thì áp dụng “chế độ đồng thuận”, nghĩa là “thiểu số phục tùng đa số”. Khi tỉ lệ ý kiến 2/2 thì ý kiến của Trưởng ban là ý kiến quyết định, mỗi Phó Trưởng ban có nhiệm vụ chấp hành nghiêm chỉnh nghị quyết chung.

 b) Giữa Phó Trưởng ban (cũng là Trưởng mỗi Tiểu ban) với các thành viên trong mỗi tiểu ban thì làm việc theo “chế độ thủ trưởng”, nghĩa là mỗi thành viên phải thực hiện ngay sự chỉ đạo của Phó Trưởng ban. Nếu thành viên có cách làm hiệu quả hơn thì đề xuất để Phó Trưởng ban nghiên cứu có kết luận ngay để thành viên thực hiện kịp thời.

 c) Sự phối hợp giữa 4 thành viên trong Ban lãnh đạo : theo tinh thần lắng nghe, giúp đỡ, tương trợ lẫn nhau một cách hòa hiếu, vì thành quả chung của đại cục chứ không can thiệp vào công việc nội bộ của nhau, không tạo ra sự căng thẳng, đôi co, bất mãn bỏ bê công việc. Tuy nhiên, cũng cần tránh khuynh hướng thờ ơ khi thấy các nguy cơ tác hại mà lại không tích cực khắc phục, để nguy hại cho việc chung, dù không xảy ra ở tiểu ban mình phụ trách.

 d) Việc phối hợp hoạt động và trao đổi thông tin “thời sự” được thực hiện qua các hình thức: Trao đổi trực tiếp, viết tay trên giấy hoặc nhất là qua điện thoại. Do đó, mỗi Phó Trưởng ban phải lập danh bạ điện thoại các thành viên trong các tiểu ban của mình...

 Điều 5. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Phó Trưởng ban

          a) Mỗi Phó Trưởng ban Khánh thành cũng đồng thời là Trưởng mỗi Tiểu ban do mình phụ trách, tự chỉ định một thành viên trong mỗi tiểu ban làm Phó Tiểu ban.

          Sau khi thống nhất sự chỉ đạo vĩ mô của Trưởng ban, mỗi Phó Trưởng ban có nhiệm vụ nghiên cứu để vạch ra bằng văn bản các nội dung, biện pháp, phân công thành viên của mỗi tiểu ban thực thi, thời gian thực hiện, các nhu cầu cần có như dụng cụ, dự trù kinh phí để thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công. Riêng về con người, nếu thiếu nhân sự thì Phó Trưởng ban phải tự liên hệ nam nữ thanh niên trong Tộc để bổ sung.

Mỗi Phó Trưởng ban cần thực hiện tốt 4 yêu cầu “Kế - Tổ - Đạo - Kiểm” (Kế hoạch – Tổ chức – Chỉ đạo – Kiểm tra) trong phạm vi trách nhiệm của mình. Riêng Kế hoạch chung ban đầu phải lập bằng văn bản, gửi Trưởng ban 1 bản.

Thời gian trình Kế hoạch chung ban đầu cho Trưởng ban duyệt từ ngày ban hành Quy chế này đến ngày 10/02/2015 (nhằm 22 tháng Chạp Giáp Ngọ). Trưởng ban có trách nhiệm chất vấn, bổ sung điều chỉnh và phải duyệt kế hoạch trong vòng 1-2 ngày kể từ ngày Phó TB nộp KH chung ban đầu, có thể trả lời kết quả duyệt qua điện thoại.

Các Kế hoạch cụ thể, kế hoạch bộ phận thì Phó Trưởng ban tự ghi chép trong sổ tay hoặc hoạch định trong tư duy để thực hiện.

Phó Trưởng ban phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng Ban về các sai sót của mỗi thành viên ở các tiểu ban do mình phụ trách. Do đó, phải làm tốt yêu cầu “tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra” để đánh giá và điều chỉnh kịp thời khi tình hình thay đổi.

 

          b) Về thẩm quyền chi kinh phí :

          b.1) Đối với việc cần số tiền lớn như hợp đồng dịch vụ “ẩm” và dịch vụ “thực” thì áp dụng cơ chế “xét chỉ định thầu” theo nội dung đã gửi các email của Dịch vụ. Thành phần tham gia xét chỉ định thầu mỗi dịch vụ trên gồm Trưởng ban, 3 Phó TB và Kế toán Ban Khánh thành.

 

b.2) Đối với các việc cần kinh phí nhỏ như hợp đồng làm sân khấu, bắn pháo giấy, mua vật dụng trang trí, in các bảng biểu công khai quảng bá, in thư mời, in phù hiệu con cháu nội ngoại,... thì các Phó Trưởng ban tự quyết định hoặc hội ý với Trưởng Ban rồi thực hiện theo quyết định chung, trên tinh thần tiết kiệm và thẩm mĩ.

 (Việc tạo biểu mẫu ghi chép tiền đóng góp và quản lí thu chi là do Tiểu ban Tài chính tự quyết định theo ý tưởng quản lí tài chính của tiểu ban mình ; cần đánh số thứ tự tờ và đóng dấu treo ở góc trên mỗi tờ rời trước khi phân phát cho mỗi thư kí trong tiểu ban ghi chép nhằm thu hồi đủ số tờ ghi tiền đã phát hành theo STT để lưu giữ dài hạn)

Chương III : CHẾ ĐỘ HỘI HỌP, TRAO ĐỔI TÌNH HÌNH

Điều 6. Chế độ hội họp

          Khi cần giải quyết vấn đề chung liên quan đến việc chung thì Trưởng ban có thể thông qua điện thoại để triệu tập các Phó Trưởng ban họp hoặc hội ý sau khi thống nhất thời điểm và địa điểm. Cần thực hiện đúng thời điểm đã thống nhất để tránh sự chờ đợi.

           Do sẽ có rất nhiều lần hội ý nên Không cần cử thư kí ghi biên bản họp hoặc hội ý, mỗi thành viên phải tự ghi chép nội dung đã thống nhất để thực hiện trên cơ sở cộng đồng trách nhiệm, tín nhiệm.  Khi cần đưa tin lên Website thì có thể mời Thư kí Văn từ dự thính lấy tin chứ không bàn thảo.

 

Điều 7. Điều khoản thi hành

a) Từ nay đến ngày 20/03/2015, mỗi Phó Trưởng ban có nhiệm vụ tự triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mỗi tiểu ban theo chức năng và thẩm quyền đã được ghi trong Quy chế này. Dự kiến trong ngày 20/3 hoặc 21/3/2015 sẽ họp toàn thể thành viên Ban Khánh thành trước khi ra quân tổng lực trong ngày 22/3/2015.

 b) Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh, khó khăn, vướng mắc thì Phó Trưởng ban cần phản ánh kịp thời cho Trưởng ban xem xét, quyết định./.

 Nam Phước, ngày 11 tháng 01 năm 2015

TRƯỞNG TỘC KIÊM TRƯỞNG BAN

 

           (đã kí và đóng dấu)

Trần Văn Kim